La importancia de la institucionalización de las empresas

La empresa debe iniciar el camino de la institucionalización cuando es pequeña; si se espera a ser grande, puede ser demasiado tarde.

Los directores de empresa tienen el problema de dedicarle tiempo a todas las áreas de la empresa y no nada más a aquellas que les gustan. En las empresas hay tres funciones vitales: las ventas, las operaciones y la administración; funcionan como un trípode que debe estar balanceado: si falla una, se cae la empresa. Para evitar este problema, la clave es la institucionalización.

La función que con mayor frecuencia se olvida es la administración; es común que los directores abdiquen de esta responsabilidad. El director general debe saber leer los estados financieros para tomar decisiones sobre los alcances de lo que puede hacer la empresa; para lograr esto es necesario tener la información confiable de manera oportuna. El objetivo es conservar una empresa rentable, que logre mantener el empleo y el crecimiento.

Para lograr el crecimiento sostenible es necesario que la empresa cuente con políticas, procedimientos y sistemas que la ayuden a depender de los sistemas y procedimientos en lugar de la gente.

La institucionalización es el proceso mediante el cual la empresa se fortalece y se convierte en una entidad profesional, plural, con procesos transparentes y justa con colaboradores, clientes y proveedores.

En su libro Pequeñas empresas, grandes instituciones, Patricia González nos ayuda a comprender de manera clara y sencilla los elementos de la institucionalización.

Para cimentar la institucionalización, uno de los aspectos principales es configurar el objetivo y las acciones en un mismo sentido, de tal manera que la ideología y los valores del fundador estén alineados y solventados en una identidad propia.

El proceso de institucionalización consiste en delimitar estructura, políticas, mediciones, planeación estratégica, sistemas y procesos y control interno. Estos no son los únicos pasos, pero sí los fundamentales para avanzar hacia la institucionalización de la empresa.

Las políticas se definen como una serie de reglas que deben ser el marco de referencia del actuar de la organización. Las políticas más importantes están en función del personal, crédito, gastos, compras, margen, tesorería y acciones.

“Lo que no se mide no se puede mejorar”, es por esta razón que el proceso de institucionalización requiere mediciones. Un elemento muy importante es el control interno, considerado como el conjunto de reglas, normas y controles que se siguen en una empresa para garantizar que las operaciones de esta se lleven de acuerdo con lo planeado.

La profesionalización se coordina con la estructura del organigrama para fortalecer el resultado. Para lograr el cumplimiento de todos estos elementos, se requiere elaborar una planeación estratégica, en donde se desarrolle un plan corporativo, planes por unidades de negocio. Es necesario que se lleven a cabo revisiones trimestrales y que se cuente con un sistema de información y un plan financiero.

La institucionalización de la empresa es como los cimientos de un edificio que garantizan el soporte para el crecimiento y aseguran la permanencia de la empresa en el largo plazo.

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