¿Por qué implementar las 5s en la era de la innovación?

Leonor Ahuja Sánchez

Para que las organizaciones sean competitivas, requieren una serie de características que las convierta en empresas de clase mundial. Este tipo de instituciones desarrollan el talento y el potencial humano; invierten en investigación, diseño, desarrollo e innovación tecnológica; son socialmente responsables; cuentan con una filosofía de calidad total y de mejora continua, entre otras (Picard, 2004).

Hoy en día, las empresas requieren desarrollar entornos que permitan incrementar la productividad y los estándares de calidad en los procesos productivos, en los que las personas trabajen de acuerdo a las normas y patrones establecidos y, simultáneamente, que promuevan la iniciativa y la creatividad necesarias para la innovación.

El orden, la limpieza y la disciplina son una parte esencial en la implementación de cualquier programa de calidad total. Cuando estas condiciones están ausentes, las consecuencias pueden ser, entre otras, pérdida de tiempo en la búsqueda de objetos o información. Para mantener altos estándares de desempeño bajo normas de orden y disciplina, se necesita que el personal acepte sus responsabilidades y se involucre de manera comprometida en procesos de mejora continua.1 esto requiere un cambio de hábitos.

La metodología de las 5S facilita la adopción de nuevas formas de trabajo. En ella se integran la autodisciplina, el orden, la limpieza y la economía.

Las 5S forman parte del modelo japonés de administración de la calidad; son una herramienta básica para establecer los cimientos de una filosofía de calidad y de mejora continua (Suárez, 2006), que forma parte del kaizen2. Ayudan a crear un ambiente de trabajo adecuado para la calidad y la productividad; forman parte de una metodología que permite: organizar el lugar de trabajo; mantener funcionales y limpias las áreas de trabajo; aprovechar mejor los recursos disponibles; maximizar la eficiencia.

Fueron elaboradas por Hiroyoki Hirano. Se denominan 5S debido a las iniciales de las etapas que se siguen para implementarlas, definidas por cinco palabras japonesas: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que significan "clasificación", "orden", "limpieza", "estandarización" y "autodisciplina”. Estos cinco pasos son conceptualmente sencillos y no requieren la impartición de una formación compleja ni de expertos que posean conocimientos sofisticados.

¿Cuáles son los requerimientos metodológicos de las 5S?

Los aspectos que se consideran requerimientos indispensables de una adecuada implementación de las 5S son los siguientes: evidenciar la optimización del espacio disponible; mantener un orden y un control visual en la clasificación de los materiales y del equipo, para asegurar la facilidad de acceso a estos y la disminución de tiempos de búsqueda; desarrollar mecanismos efectivos para prevenir el desabasto; evidenciar que se han eliminado excesos y desperdicios (muri y muda, para los japoneses); asegurar la seguridad del equipo, de los materiales y de las personas; garantizar un adecuado nivel de auto explicación por medio del control visual. Consideraciones previas para su implementación.

Un adecuado programa de 5S requiere que se cumplan al menos tres condiciones:

  1. “Mientras la alta dirección no brinde su apoyo claro y decidido a lo que los subordinados están tratando de lograr, el proyecto no será factible” (Stryker, en Garfield, 1992, p. 197).
  2. La cultura laboral existente en la organización puede acelerar o frenar la adopción de las nuevas formas de trabajo que requieren las 5S (Robinns, 1999).
  3. “un gerente debe dedicar por lo menos el 50 % de su tiempo al mejoramiento”, y en la implementación de las 5S, su participación activa y continuada es crucial para optimizar el uso del tiempo.

Según Cubeiro (2008), las empresas más innovadoras se embarcan en una búsqueda sistemática de oportunidades. Así, la implementación de las 5S representa una buena excusa para la mejora continua, la búsqueda de oportunidades y la innovación de los procesos de trabajo dentro de las organizaciones.

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