Sistemas de gestión y su retorno de inversión (1era parte)

 

Manuel Herrera Gutiérrez

La Real Academia Española define la normalización como el hecho de “regularizar o poner en orden lo que no estaba”, o bien, “hacer que algo se estabilice en la normalidad”. 

Cuando este tipo de temas son considerados en las empresas, inmediatamente aparece la palabra costos. Surge en la mente de los dirigentes una serie de preguntas enfocadas a distintos aspectos: ¿cuántas personas se dedicarán a eso?, ¿tengo que contratar a nuevas personas?, ¿cuánto me costará?, ¿en cuánto tiempo lo alcanzaremos?, ¿qué tanto impactará en la productividad al desviar a las personas de su actividad sustantiva que es producir, vender, servir? 

Imaginemos que vamos en nuestro automóvil hacia un rumbo específico, y en el camino nos damos cuenta de que traemos un neumático con bajo nivel de aire y es necesario reponerlo. Tenemos dos opciones: una, seguir como vamos a ver si alcanzamos a llegar a nuestro destino, y la otra, detenernos a cambiar el neumático. Si decidimos cambiarlo, hay dos opciones: una, hacerlo con las manos simplemente, y la otra, usar las herramientas necesarias. 

Pues bien, ese automóvil es nuestra empresa, la cual puede andar con la productividad tan baja que muy probablemente perdamos la oportunidad de llegar a nuestra visión establecida (si es que tenemos una). La implementación de las herramientas de gestión permite el análisis de si cambiamos o no nuestro rumbo, y además, permite que los cambios estén claros, dirigidos y organizados de tal forma que alcancemos los objetivos planteados de nuestra organización, que seguramente incluyen la permanencia en el mercado y la obtención de ganancias. 

Para una correcta implementación de los procesos, las empresas tienen que considerar las diversas fuentes de normalización. Existen tres niveles de normalización que se refieren al alcance geográfico, político o económico de las actividades, a saber: 

Norma internacional.- Es una norma elaborada y aprobada por una organización internacional con actividades de normalización. 

Norma regional.- Es una norma aprobada por una organización regional con actividades de normalización. En su elaboración participan los organismos pertinentes de un área geográfica, política o económica del mundo. 

Norma nacional.- Es la norma aprobada por un organismo nacional de normalización. Su elaboración tiene lugar en un país específico. Tal es el caso en México de las Normas Oficiales Mexicanas (NOM), obligatorias dependiendo del campo de aplicación y las Normas Mexicanas (NMX), de referencia. 

Hoy en el mercado, existe una gama muy diversa de sistemas de gestión que nos permiten normalizar nuestros procesos de producción y servicios. Por mencionar algunas, tenemos las normas de gestión de la calidad, ambiental, responsabilidad social, energía, riesgos, seguridad alimentaria, seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, antisoborno, productos sanitarios, derechos humanos, contabilidad, entre otras específicas de diferentes procesos. 

Pero ¿qué debemos considerar al momento de establecer un sistema de gestión? 

El esquema presentado en ISO 9001:2015 nos acerca a un pensamiento normalizado y sistémico que posibilita una correcta implementación para una pronta recuperación de la inversión en esta materia. Cabe mencionar que ISO 14001:2015 también se alinea a este concepto de administración de riesgos. 

Cuando la alta dirección de las empresas define la necesidad de utilizar este tipo de herramientas para mejorar sus procesos, debe ser consciente de que los sistemas de gestión son como un pastel, cuyo contenido en cada gránulo posee todas las características que lo conforman (harina, aceite, leche, huevo, sabor, olor, frescura, entre otras). Pues bien, todas las actividades de los procesos y sus sistemas en las empresas poseen o deben poseer todas las características, tales como conciencia hacia la calidad final del producto o servicio, satisfacción de la cadena cliente–proveedor, bajo costo, cero errores, cuidados para la integridad de las personas al fabricarlo, cuidados hacia la protección ambiental, clima organizacional apropiado, entre otros. 

Las empresas deben ser sinceras para evaluar su contexto, es decir, dónde están justamente para no partir desde una utopía que no refleje su realidad.

El contexto es el entorno organizacional interno y externo en todas sus facetas, y se puede definir de la siguiente manera: 

Internas 

Fortalezas.- Aquellas que las organizaciones tienen y mediante las cuales soportan su existencia. Esas fortalezas deben estar consideradas cuando se define la misión de las organizaciones, y son las características que hacen que las empresas se encuentren en el mercado, y algunas de ellas constituyen la razón por la cual los clientes prefieren a determinada organización sobre otras opciones. 

Debilidades.- Aquellas que las organizaciones sufren por motivo de la forma en que operan. En muchas ocasiones las empresas, en su ceguera de taller, realizan actividades y acciones que van en contra de los objetivos que pretenden, y estas repercuten en su eficiencia, eficacia y efectividad. 

Sin embargo, a veces existen fortalezas y debilidades intrínsecas a la filosofía, misión y visión, así como a la operatividad de las organizaciones, derivadas de sus objetivos estratégicos. Lo que para una empresa es fortaleza, para otra es una debilidad. 

Externas 

Oportunidades.- Aquellas que permiten a las empresas potenciar los resultados positivos. Dentro de esta categoría se pueden mencionar nuevos mercados, diferentes productos, mejores formas de realizar las cosas, la mejora continua o, bien, los ciclos de mejora. Pero también existen otras oportunidades provenientes de los riesgos que se presentan, ya sea en el entorno o en los procesos; estas permiten administrar los riesgos de tal forma que los convirtamos en oportunidades de mejora o de negocio. 

Amenazas.- También se denominan riesgos; constituyen uno de los temas más importantes que se deben abordar al considerar los sistemas de gestión, pues aquí está precisamente la toma de decisiones sobre cómo actuar de forma preventiva en las organizaciones, ya sea desde el punto de vista del entorno organizacional o desde el interior de los procesos y actividades. 

El entorno es cambiante, y es indispensable tener en cuenta el hecho de que mientras nosotros avanzamos, las demás organizaciones también lo hacen en la carrera de la competitividad, y una inadecuada identificación de las oportunidades y amenazas/riesgos puede llevarnos a perder mercado, y en el peor de los casos, la sustentabilidad de la empresa. 

 

 

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