viajero negocios

Diego Chávez 

 

Los viajes de negocios se caracterizan por ser muy rápidos y con objetivos muy específicos; sin embargo, hay cosas básicas que se deben cuidar para obtener el mejor provecho de estos y realizarlos con los menores costos para la empresa.

De ser posible, prevé con tiempo tu viaje para obtener mejores tarifas en hoteles y aerolíneas. Para simplificar el proceso, trata de tener pocos proveedores.  Si la aerolínea te ofrece transporte rumbo al hotel, úsalo; si el hotel ofrece sala para reuniones, invita a tus contactos a que te visiten, así optimizarás tiempos y costos. De no ser posible, busca un hotel cerca de lugar de reunión.

Trata de no saturar tu agenda; el tiempo libre se vuelve necesario cuando una comida de negocios se presenta para poder cerrar el negocio. Asigna un espacio por la mañana o por la noche para hacer algo de ejercicio; estar fuera de tu ciudad no involucra descuidarte. Lo anterior no solo te permite continuar tu rutina normal de ejercicios, sino que te da más energía y te permite dormir mejor.

La maleta debe ser del tamaño que la aerolínea permite para evitar cargos adicionales. Así mismo, revisa las condiciones climáticas del lugar que visitas antes de salir; así podrás llevar contigo los aditamentos necesarios. Un abrigo o suéter, protector solar o un paraguas pueden hacer tu estadía más agradable.

¿Qué empacar? Estos son algunos básicos:

- Suficientes tarjetas de presentación: se pierde profesionalismo rápidamente al no poder entregar una tarjeta cuanto quieres hacer un contacto o se te solicita.

- Verdadero networking: solicita tarjetas de tus colaboradores; tal vez conozcas a alguien que pudiera interesarse en contactarse con algún otro departamento de tu empresa, lo cual podría generar vínculos de valor.

- Mentas para el aliento: una práctica que se agradece.

- Una camisa o blusa adicional: una mancha de café nos puede pasar a todos, pero presentarse así a la reunión es inaceptable.

- Comodidad: las distancias o el tipo de terreno pueden ser difíciles de prevenir en algunas ocasiones. Mantén el estilo profesional con un calzado cómodo.

- Cargadores: desde la tableta, el smarthphone y la laptop hasta la rasuradora (y en ocasiones el cepillo de dientes) necesitan uno.

- Un buen libro: la espera en aeropuertos y lobbys de hotel puede mejorarse con ellos.

No olvides escanear tus documentos de viaje, como identificaciones, visas y pasaporte, y almacenarlos tanto en una USB que lleves contigo como en algún servicio en la nube. Recuerda solicitar recibo o factura de todos tus consumos para entregar un reporte de gastos apropiado, siempre teniendo en cuenta el presupuesto asignado.  

Y después de tanto trabajo, nuevos contactos y grandes cierres de negocios, no olvides disfrutar también las amenidades que presentan los hoteles y ciudades. Spas, bares, restaurantes, museos y lugares al aire libre están permitidos mientras no afecten el objetivo principal del viaje, así que úsalos con conciencia.

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